Een plaatsbeschrijving opstellen is een cruciaal onderdeel bij het opmaken van een huurcontract. De huurder en verhuurder krijgen zo een beeld van de toestand van de woning, met als doel discussies achteraf te vermijden. Maar hoe stelt u een goede plaatsbeschrijving op?
Een plaatsbeschrijving wordt best bij het begin van de huurperiode opgemaakt. De regel is deze: binnen de maand vanaf het moment dat de huurder het pand bewoont. Bij huurcontracten die minder dan een jaar lopen, moet de plaatsbeschrijving zelfs binnen de vijftien dagen worden opgemaakt.
Een goede plaatsbeschrijving opstellen kan op drie manieren:
1. U stelt zelf een plaatsbeschrijving op
De goedkoopste en makkelijkste weg, maar tegelijk de manier die het meest voor problemen zorgt. U spreekt met uw huurder af in uw pand en doorloopt samen elke kamer. Beschrijf nauwkeurig de toestand van ramen, deuren, muren, plafonds, vloeren, elektrische voorzieningen, ingebouwde kasten en toestellen … Voor een goede plaatsbeschrijving staan in het pand best zo weinig mogelijk meubels, zodat de volledige ruimtes goed zichtbaar zijn.
Foto’s maken een plaatsbeschrijving pas echt volledig en zorgen nog meer dan woorden dat discussies achteraf vermeden worden. Vergeet ook minder gebruikte ruimtes als de wasplaats, kelder, zolder en berging niet. Ook de eventuele tuin neemt u best op, want ook daar kan de huurder schade aanrichten. Nog goed om weten is dat u voor een appartement geen plaatsbeschrijving moet opstellen voor de gemeenschappelijke ruimtes: inkomhal, gang, gemeenschappelijke berging …
2. U doet een beroep op een expert
Om onenigheid met uw huurder te vermijden, kan u voor een plaatsbeschrijving ook een beroep doen op een expert. Dat kan een architect, notaris, landmeter, vastgoedmakelaar … zijn. Die stelt dan in eer en geweten de plaatsbeschrijving op. Vaak betalen huurder en verhuurder elk de helft van de kosten. Belangrijk is wel dat ze beiden akkoord gaan met de keuze voor een bepaald expert. Huurder en verhuurder kunnen tijdens de plaatsbeschrijving aanwezig zijn, maar dat hoeft niet per se.
Een nadeel van de methode is de kostprijs. Die kan oplopen tot ruim 750 euro. Om onaangename verrassingen te vermijden, vraagt u best op voorhand een offerte. Het kostenplaatje hangt grotendeels af van de grootte van het huis of appartement.
3. Via een tussenkomst van de vrederechter
De minst populaire en minst efficiënte manier, maar helaas komen veel plaatsbeschrijvingen pas tot stand na tussenkomst van een vrederechter. Vaak ligt de weigering van een huurder om mee te werken aan een plaatsbeschrijving aan de basis van een juridische tussenkomst. Wanneer zelfs verschillende aanmaningen geen vruchten afwerpen, kan u een procedure starten voor de vrederechter. Die stelt meestal een expert aan die daarna de plaatsbeschrijving uitvoert.
Voorwaarden voor een goede plaatsbeschrijving
In de wet staan quasi geen voorwaarden vermeld waaraan een goede plaatsbeschrijving moet voldoen. Er staat wel dat ze ‘omstandig‘ moet zijn: voldoende gedetailleerd en uitgebreid, dus. Toch een aantal vuistregels:
- Een plaatsbeschrijving moet tegensprekelijk zijn. Dat betekent dat zowel de huurder(s) als de verhuurder akkoord moet gaan met de inhoud. Elke huurder en de verhuurder moeten het document ondertekenen, liefst zelfs elke bladzijde.
- Net als het huurcontract moet u de plaatsbeschrijving laten registreren bij het registratiekantoor dat bevoegd is voor de plaats waar het pand zich bevindt. In sommige gevallen is de registratie van de plaatsbeschrijving gratis – voor het huurcontract moet u wel altijd betalen.
- Maak, om discussies te vermijden, zo veel exemplaren op als er huurders zijn en houd ook zelf minstens eentje bij.
- Na eventuele verbouwingen of een renovatie is het niet nodig om een volledig nieuwe plaatsbeschrijving op te maken. U kan met uw huurder ook overeenkomen om een bijlage aan de huidige plaatsbeschrijving toe te voegen.
Samengevat:
- Een goede plaatsbeschrijving opstellen kan op drie manieren: door uzelf, door een expert of door tussenkomst van een vrederechter
- Maak een plaatsbeschrijving voldoende gedetailleerd
- Hou rekening met de tijd en de kosten die de opmaak van een plaatsbeschrijving met zich meebrengt
Gerelateerde blogberichten:
Mathieu D'hoore